Verlofaanvraag proces inrichten

Een strak proces maakt verlof voorspelbaar voor medewerkers en beheersbaar voor managers.

6 processtappen

1. Medewerker dient aanvraag in.
2. Systeem checkt saldo en basisregels.
3. Manager beoordeelt capaciteit en planning.
4. Goedkeuring of afwijzing met toelichting.
5. Automatische saldo-update.
6. Notificaties en audittrail.

Rolverdeling

• Medewerker: juiste gegevens aanleveren
• Manager: planningsafweging en tijdige beslissing
• Admin/HR: uitzonderingen en beleidsbeheer

Interne links

• Teamcapaciteit bij verlof plannen
• Onderbezetting voorkomen
• Verlofbeleid voorbeeld MKB
• Fouten in verlofadministratie

Voor wie is dit relevant?

Dit artikel is bedoeld voor HR en operations-teams die beleid willen omzetten naar een werkbaar proces voor managers en medewerkers.

Snelle checklist

• Houd beleid kort, concreet en voorbeeld-gedreven.
• Maak rollen en beslisbevoegdheden expliciet.
• Definieer duidelijke SLA's voor beoordeling en terugkoppeling.
• Meet maandelijks waar aanvragen vastlopen.

Veelgemaakte fouten

• Te brede regels zonder duidelijke uitzonderingsroute.
• Capaciteitsafspraken niet per team specificeren.
• Geen eigenaarschap op beleid, rapportage en evaluatie.

Veelgestelde vragen

Wat is een goede doorlooptijd voor goedkeuring?

In de praktijk 1-3 werkdagen voor reguliere aanvragen.

Moeten managers altijd handmatig goedkeuren?

Niet voor elk type; sommige soorten kunnen automatisch.

Waarom audittrail?

Voor transparantie, compliance en minder discussies.

Hoe krijg je managers mee in nieuw beleid?

Maak beleid concreet met praktijkcases en geef managers beslisregels die in 1 minuut toepasbaar zijn.

Welke KPI's passen bij verlofprocesverbetering?

Kijk naar doorlooptijd, afwijsratio, correcties achteraf en onderbezettingsincidenten per team.

Volgende stap

Zet je huidige flow op een A4 en schrap stappen zonder toegevoegde waarde.