Teamcapaciteit en verlof plannen
Verlofbeheer zonder capaciteitsregels leidt tot piekproblemen. Met heldere minima per team voorkom je dat cruciale functies tegelijk wegvallen.
Wat je instelt
- Minimale bezetting per team of periode
- Waarschuwing of harde blokkering
- Uitzonderingsroute voor managers/admin
Praktisch voorbeeld
Team van 6 FTE met minimum 4 FTE bezetting:
- 2 FTE op verlof: toegestaan
- 3 FTE op verlof: waarschuwing of blokkade
Interne links
- Onderbezetting voorkomen bij verlof
- Verlofaanvraag proces inrichten
- Verlofbeleid voorbeeld MKB
- Verlofrapportages verbeteren
Voor wie is dit relevant?
Dit artikel is bedoeld voor HR en operations-teams die beleid willen omzetten naar een werkbaar proces voor managers en medewerkers.
Snelle checklist
- Houd beleid kort, concreet en voorbeeld-gedreven.
- Maak rollen en beslisbevoegdheden expliciet.
- Definieer duidelijke SLA's voor beoordeling en terugkoppeling.
- Meet maandelijks waar aanvragen vastlopen.
Veelgemaakte fouten
- Te brede regels zonder duidelijke uitzonderingsroute.
- Capaciteitsafspraken niet per team specificeren.
- Geen eigenaarschap op beleid, rapportage en evaluatie.
Veelgestelde vragen
Moet elk team dezelfde cap hebben?
Nee, maak regels afhankelijk van kritieke rollen.
Waarschuwing of blokkeren?
Waarschuwing voor flexibele teams, blokkeren voor kritieke bezetting.
Hoe vaak herzie je capaciteitsregels?
Minimaal per kwartaal en voor piekseizoenen.
Hoe krijg je managers mee in nieuw beleid?
Maak beleid concreet met praktijkcases en geef managers beslisregels die in 1 minuut toepasbaar zijn.
Welke KPI's passen bij verlofprocesverbetering?
Kijk naar doorlooptijd, afwijsratio, correcties achteraf en onderbezettingsincidenten per team.
Volgende stap
Start met 1 team als pilot en meet afwijspercentages en doorlooptijd.