Verlofregistratie in Excel vs software

Excel werkt vaak in het begin, maar wordt kwetsbaar zodra teams groeien, regels complexer worden en rapportages belangrijker zijn.

Vergelijking in de praktijk

• Snel starten: Excel wint
• Foutkans bij groei: software wint
• Audittrail en rollen: software wint
• Capaciteitsplanning: software wint
• Handmatig beheer: Excel kost meer tijd

Wanneer overstappen logisch is

1. Meerdere teams of locaties
2. Veel uitzonderingen (parttime, ouderschapsverlof, correcties)
3. Regelmatige discussies over saldo
4. Behoefte aan rapportages per manager/team

Interne links

• Fouten in verlofadministratie
• Verlofsoftware kiezen checklist
• Verlofsoftware voor kleine teams
• Onderbezetting voorkomen bij verlof

Voor wie is dit relevant?

Dit artikel helpt beslissers en HR-teams die verlofsoftware, processen en templates willen kiezen op basis van praktische impact.

Snelle checklist

• Definieer eerst je minimale functionele eisen.
• Toets tools op datakwaliteit, audittrail en schaalbaarheid.
• Voer een pilot uit met echte gebruikers en echte aanvragen.
• Meet tijdswinst en foutreductie na implementatie.

Veelgemaakte fouten

• Toolkeuze baseren op features in plaats van procesfit.
• Geen proefperiode met representatieve use-cases.
• Templates gebruiken zonder periodieke update of eigenaarschap.

Veelgestelde vragen

Is Excel altijd slecht?

Nee, maar het risico stijgt snel zodra processen complex worden.

Wat is de grootste winst van software?

Minder handmatig werk en minder discussies over saldo/goedkeuring.

Is overstappen zwaar?

Met goede import en heldere inrichting valt dat mee.

Welke functie-eisen zijn echt minimaal?

Minimaal: saldo-opbouw, rollen/rechten, goedkeuringsflow, audittrail, rapportage en betrouwbare export.

Wanneer weet je dat een pilot geslaagd is?

Als je minder handmatige correcties hebt, snellere doorlooptijd ziet en gebruikers de flow zelfstandig volgen.

Volgende stap

Gebruik de verlofsoftware checklist en plan een korte pilot.